I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
Niniejsza Polityka Prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu lapsly.com (dalej: „Serwis”) oraz świadczeniem Usług przez Fintech Analytics sp. z o.o. (dalej: „Usługodawca”).
Dokument jest spójny z postanowieniami Regulaminu Serwisu, w tym z sekcją dotyczącą ochrony danych osobowych oraz wykorzystania narzędzi AI.
W zakresie danych wprowadzanych do Serwisu przez Klienta (np. dane zawodników, rodziców/opiekunów, trenerów) Klient co do zasady pozostaje Administratorem danych, a Usługodawca działa jako Procesor na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA) – zgodnie z art. 28 RODO.
II. ADMINISTRATOR DANYCH I KONTAKT
Administrator danych:
Fintech Analytics sp. z o.o., ul. Grabiszyńska 251D, 53-234 Wrocław, KRS: 0001025699, NIP: 8943207457, REGON: 524783195.
Kontakt:
- sprawy prywatności: privacy@lapsly.com
- sprawy techniczne i wsparcie: support@lapsly.com
- sprawy formalne/reklamacje: complaints@lapsly.com
Jeżeli Klient jest Administratorem danych osób wprowadzanych do Serwisu (np. zawodników, rodziców/opiekunów, trenerów), to Klient odpowiada za spełnienie obowiązków informacyjnych z art. 13/14 RODO wobec tych osób oraz za zapewnienie właściwej podstawy prawnej.
III. ZAKRES DANYCH I ŹRÓDŁA
1) Dane Klienta (administrator w tym zakresie: Usługodawca)
- dane identyfikacyjne i rejestrowe (np. nazwa, NIP/KRS, adres),
- dane kontaktowe (np. e-mail, telefon),
- dane rozliczeniowe (np. informacje do faktury),
- dane konta (login, uprawnienia, historia zmian w obrębie konta).
2) Dane Użytkowników wprowadzane przez Klienta (administrator: Klient)
- dane identyfikacyjne i kontaktowe (np. imię, nazwisko, e-mail – jeśli wprowadzone),
- dane dotyczące procesu szkolenia i aktywności sportowej (np. obecności, treningi, wyniki sportowe),
- metadane techniczne dotyczące korzystania z Serwisu (np. logi zdarzeń w systemie).
Zakaz danych szczególnych
Serwis nie jest przeznaczony do przetwarzania danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO), w szczególności danych o stanie zdrowia, dokumentacji medycznej, danych genetycznych/biometrycznych lub informacji o niepełnosprawności.
IV. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA
Cele przetwarzania (przykładowo):
- zawarcie i wykonanie Umowy oraz świadczenie Usług (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
- rozliczenia i obowiązki podatkowo-księgowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
- obsługa zgłoszeń, reklamacji i komunikacja z Klientem (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO),
- zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, zapobieganie nadużyciom, logi techniczne (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
- udoskonalanie Serwisu i jego funkcji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
- wysyłka informacji handlowych / newslettera – jeżeli dostępne i jeżeli udzielono zgód lub w oparciu o prawnie dopuszczalną podstawę (zgodnie z właściwymi przepisami).
W zakresie danych powierzonych przez Klienta (np. zawodników/rodziców/trenerów), podstawę prawną przetwarzania po stronie Klienta stanowi w szczególności art. 6 RODO (w zależności od roli i celu), a Usługodawca przetwarza dane jako Procesor na podstawie art. 28 RODO i DPA.
V. KATEGORIE ODBIORCÓW I PODPROCESORZY
Dane mogą być ujawniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia Usług, w szczególności:
- dostawcom hostingu i infrastruktury IT (np. serwery, przechowywanie danych, kopie zapasowe),
- dostawcom narzędzi do obsługi zgłoszeń i komunikacji,
- dostawcom usług księgowych i płatniczych – w zakresie rozliczeń,
- podwykonawcom świadczącym wsparcie techniczne/utrzymanie Serwisu,
- dostawcom narzędzi AI – jeżeli wykorzystywane w ramach Usług (zgodnie z sekcją VI).
Lista podprocesorów (w tym usługodawców AI)
Aktualna lista podprocesorów (w tym usługodawców AI) oraz lokalizacja przetwarzania danych jest publikowana i aktualizowana w niniejszej Polityce Prywatności w sekcji „Podprocesorzy”. Jeżeli utrzymujesz tę listę jako osobny załącznik/sekcję, link powinien prowadzić do aktualnego zestawienia.
Podprocesorzy (zestawienie)
| Nazwa | Rola/usługa | Lokalizacja | Podstawa transferu (jeśli poza EOG) |
|---|---|---|---|
| DigitalOcean | Hosting / infrastruktura | EOG / Niderlandy | — |
| Resend | Komunikacja / support | Poza EOG / USA | SCC |
| Open AI | Analiza AI w ramach Usług | Poza EOG / USA | SCC |
Lista dostawców usług jest aktualizowana na bieżąco.
VI. NARZĘDZIA AI I ANALIZA DANYCH
W ramach świadczenia Usług dane wprowadzone lub przekazane przez Klienta mogą być wykorzystywane wyłącznie do celów analitycznych, statystycznych i wspierających funkcjonowanie Serwisu, w tym z wykorzystaniem narzędzi opartych o sztuczną inteligencję (AI).
Analiza z użyciem AI:
- nie służy podejmowaniu zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne wobec osób fizycznych,
- nie stanowi profilowania w rozumieniu art. 22 RODO,
- odbywa się wyłącznie w celu agregacji danych, wykrywania trendów oraz wspierania analiz sportowych, organizacyjnych i statystycznych.
Zasady minimalizacji i ograniczeń:
- przekazujemy do narzędzi AI wyłącznie dane niezbędne do danego celu,
- stosujemy pseudonimizację/agregację, o ile jest to możliwe,
- dane nie są wykorzystywane do trenowania ogólnych modeli AI poza zakresem świadczenia Usług dla Klienta.
VII. TRANSFERY POZA EOG
Jeżeli w ramach korzystania z podprocesorów dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), Usługodawca stosuje odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w rozdziale V RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne (SCC), oraz wdraża środki uzupełniające, jeżeli są wymagane.
VIII. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH
- dane Klienta związane z Umową – przez czas trwania Umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń,
- dane rozliczeniowe – przez okres wymagany przepisami prawa (np. podatkowego i rachunkowego),
- dane przetwarzane w ramach logów bezpieczeństwa – przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i dochodzenia roszczeń,
- dane powierzone (Użytkowników) – zgodnie z Umową/DPA oraz decyzjami Klienta jako Administratora (w tym usunięcie po zakończeniu Usług, jeśli przewidziane).
IX. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ
Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO, w szczególności: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego.
Ważne:
Jeżeli dane zostały wprowadzone do Serwisu przez Klienta (np. dane zawodników/rodziców/trenerów), to Klient jako Administrator jest podstawowym adresatem żądań wynikających z RODO (art. 15–22). Usługodawca jako Procesor wspiera Klienta zgodnie z DPA.
X. BEZPIECZEŃSTWO
Usługodawca stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyk (art. 32 RODO), w tym mechanizmy kontroli dostępu, szyfrowanie transmisji, kopie zapasowe oraz monitoring bezpieczeństwa.
Klient jest zobowiązany do zachowania poufności danych dostępowych, właściwego nadawania uprawnień Użytkownikom oraz korzystania z Serwisu zgodnie z Regulaminem.
XI. PLIKI COOKIES I ANALITYKA
Serwis może wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie w celu zapewnienia działania Serwisu, utrzymania sesji, poprawy bezpieczeństwa oraz prowadzenia statystyk.
- Cookies niezbędne – konieczne do działania Serwisu.
- Cookies analityczne – pomagają zrozumieć sposób korzystania z Serwisu (o ile są używane i o ile wyrażono zgodę, jeśli wymagana).
Użytkownik może zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce. O ile w Serwisie działa baner zgód cookies, ustawienia można zmienić także z jego poziomu.
XII. IMPORT DANYCH Z PUBLICZNYCH BAZ PZP
W przypadku pierwszej aktywacji konta klubu sportowego posiadającego aktywną licencję PZP, system może pobrać z publicznie dostępnych baz danych informacje o zawodnikach przypisanych do klubu oraz ich wyniki sportowe (w zakresie danych publicznych).
Aktywując konto, Klient oświadcza, że:
- posiada wymaganą podstawę prawną do przetwarzania danych zawodników (art. 6 RODO),
- zrealizował obowiązki informacyjne wobec osób, których dane dotyczą (art. 13/14 RODO),
- pozostaje Administratorem danych, a Usługodawca działa jako Procesor,
- do Serwisu nie są wprowadzane dane szczególnych kategorii (art. 9 RODO), a wyłącznie publiczne dane sportowe.
XIII. ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI
Usługodawca może aktualizować Politykę Prywatności w szczególności w razie zmian przepisów prawa, zmian technologicznych lub zmian w zakresie wykorzystywanych podprocesorów (w tym narzędzi AI). Aktualna wersja dokumentu jest publikowana w Serwisie.